Ügyfelek kezelése

Az oldalt a menüben az Ügyfelek menüpontra kattintva éred el. Az ügyfelek száma egyik csomagban sincs korlátozva.

​

Hogyan kerül be egy ügyfél?

• Foglalással: amikor valaki a foglaló oldalon időpontot foglal, a rendszer automatikusan felveszi ügyfélként.
• Bérletvásárlással: amikor valaki a foglaló oldalon bérletet vásárol, a rendszer automatikusan felveszi ügyfélként.
• Ajándékkártya vásárlásával: amikor valaki a foglaló oldalon ajándékkártyát vásárol, a vásárlót a rendszer automatikusan felveszi ügyfélként. A megajándékozott nem kerül be az ügyfeleid közé, csak ha később ő is foglal.
• Kézzel: te veszed fel az Új ügyfél gombbal, például egy telefonos foglalásnál.
• Importtal: egy CSV fájlból egyszerre felveheted a meglévő ügyféllistádat. Lásd lent: Ügyfelek importálása.

Ha egy foglalásnál ugyanaz az e-mail cím és ugyanaz a név szerepel, mint egy meglévő ügyfélnél, a foglalás hozzá kerül, nem jön létre új ügyfél. A meglévő ügyfél még üres adatai, például a telefonszáma, ilyenkor kitöltődnek. Ha a név eltér, például az ügyfél egyszer becenévvel foglal, új ügyfél jön létre. Az így keletkezett duplikált ügyfeleket később összevonhatod. Lásd lent: Ügyfelek összevonása.

​

Új ügyfél felvétele

​

Az ügyfél adatai

​

Adatok fül

• Vezetéknév és Keresztnév: az ügyfél neve. A listában és az értesítésekben így jelenik meg.
• Email cím és Telefon: erre az e-mail címre és telefonszámra kapja az ügyfél az értesítéseket. A telefonszám előtt kiválaszthatod az országot.
• Nem és Születésnap: opcionális adatok. A születésnap alapján születésnapi értesítést is küldhetsz: az Értesítések között válaszd az Ügyfél születésnapja van eseményt.
• Kategória: melyik ügyfélkategóriába tartozik. A mező melletti gombbal () rögtön új kategóriát is létrehozhatsz. Lásd lent: Ügyfélkategóriák.
• Nyelv: milyen nyelven kapja az ügyfél az értesítéseket.
• Megjegyzés: saját megjegyzésed az ügyfélről, például a kéréseiről vagy egy fontos tudnivalóról.

​

Számlázási adatok fül

Itt adhatod meg az ügyfél számlázási címét: Irányítószám, Város és Cím. Ha az ügyfél cégként kér számlát, kapcsold be a Céges számlázás opciót és add meg a Cégnevet és az Adószámot. Ilyenkor mindkettő kötelező. Ha az ügyfél foglaláskor megadja a számlázási adatait, azok automatikusan ide kerülnek.

​

Egyedi mezők

Ha egyedi űrlapokkal plusz adatokat kérsz be az ügyfeleidtől, a válaszaikat az Egyedi mezők fülön látod és módosíthatod.

​

Az ügyfél részletei

A listában kattints egy ügyfél sorának végén a menü gombra () és válaszd a Részletek lehetőséget. Itt egy helyen látod:

• az ügyfél adatait,
• az Időpontok fülön az előjegyzett és a korábbi foglalásait,
• az Eseménynapló fülön, hogy mikor és mi változott az ügyfél adataiban. Az eseménynapló a Standard csomagtól érhető el.

Ugyanitt a Tiltás gombbal feketelistára teheted az ügyfelet, a Tiltás feloldása gombbal pedig leveheted róla. A feketelista a Standard csomagtól érhető el.

​

Keresés és szűrés

A Szűrő hozzáadása gombbal az ügyfelek azonosítójára, nevére, e-mail címére, telefonszámára vagy kategóriájára szűrhetsz. Az Oszlopok gombbal kiválaszthatod, mely oszlopok látszanak a listában, az oszlop fejlécére kattintva pedig rendezheted a listát.

​

Ügyfélkategóriák

A kategóriákkal csoportosíthatod az ügyfeleidet, például „VIP” vagy „Törzsvendég”. A kategória színe a listában is látszik, így egy pillantással felismered őket. Egy kategória törlésekor az ügyfelei az alapértelmezett kategóriába kerülnek, ha van ilyen, különben kategória nélkül maradnak. Ha egy kategóriára még hivatkozik egy kedvezményes időszak szabálya, a kategória nem törölhető, amíg a szabályt nem módosítod.

​

Ügyfelek importálása

Ha egy másik rendszerből vagy egy táblázatból hozod át az ügyfeleidet, egy CSV fájlból egyszerre felveheted őket. Mire figyelj a fájlban:

• Az első sor a fejléc, azt a rendszer nem importálja.
• Az érvénytelen e-mail címet tartalmazó sorokat a rendszer kihagyja.
• A születésnapot 1990.05.12 formában add meg.
• A nemnél male (férfi) vagy female (nő), a nyelvnél hu_HU, en_US vagy de_DE értéket használj.
• Kategóriát a neve alapján rendel hozzá a rendszer, ezért a kategóriát előbb hozd létre.

​

Ha az ügyfél már szerepel a rendszerben

Az import nem hoz létre duplikált ügyfelet. Ha egy sorban ugyanaz az e-mail cím és ugyanaz a név szerepel, mint egy meglévő ügyfélnél, a sor ehhez az ügyfélhez kerül. Mindegy, hogy az ügyfél foglalással, kézzel vagy egy korábbi importtal került be. A kis- és nagybetű, valamint az ékezet nem számít.

• A meglévő ügyfélnek csak az üres adatai töltődnek ki a fájlból, például a hiányzó telefonszáma. A már kitöltött adatait az import nem írja felül. Hogy mely adatok töltődtek ki, az ügyfél Eseménynapló fülén látod.
• Ha ugyanaz az ügyfél a fájlban többször is szerepel, csak egyszer jön létre.
• Ha a név eltér, például a fájlban becenév szerepel, a rendszer új ügyfelet hoz létre. Ezeket utólag összevonhatod.

Így ugyanazt a fájlt nyugodtan feltöltheted többször is, nem keletkeznek duplikátumok.

​

Ügyfelek exportálása

Az Exportálás gombbal letöltheted az ügyféllistádat CSV vagy Excel formátumban. Kiválaszthatod, mely oszlopok kerüljenek a fájlba. Ha a listán szűrő van beállítva, csak a szűrésnek megfelelő ügyfelek kerülnek a fájlba.

​

Ügyfelek összevonása

Ha ugyanaz az ügyfél többször is szerepel a listában, összevonhatod őket egyetlen ügyféllé. Összevonáskor a többi ügyfél időpontjai, ajándékkártyái, bérletei, kuponhasználatai, értékelései és űrlap válaszai átkerülnek a megmaradó ügyfélhez, a többi ügyfél pedig törlődik. A megmaradó ügyfél saját adatai nem változnak, a törölt ügyfelek adatai, például a telefonszámuk, elvesznek.

​

Ügyfél törlése

Egy ügyfelet a sor végén lévő menüben () a Törlés lehetőséggel törölhetsz. Több ügyfelet egyszerre is törölhetsz: jelöld ki őket és kattints a lista feletti Törlés gombra. Ha az ügyfélhez időpontok tartoznak, csak akkor törölheted, ha az időpontjait is törlöd. Ehhez pipáld be a Töröld az összes időpontját is opciót. A törlés nem vonható vissza.

​

Gyakori kérdések

​

Miért szerepel kétszer ugyanaz az ügyfél?

Valószínűleg más névvel foglalt, például egyszer becenévvel vagy felcserélte a vezeték- és a keresztnevét. A rendszer csak akkor rendeli a foglalást egy meglévő ügyfélhez, ha az e-mail cím és a név is egyezik. A két ügyfelet az Összevonás gombbal egyesítheted.

​

Hogyan hozhatom át az ügyfeleimet egy másik rendszerből?

Mentsd ki őket CSV fájlba a régi rendszerből és az Import gombbal töltsd fel. A fájl oszlopait importáláskor párosíthatod az ügyfélmezőkkel.

​

Miért hagyott ki sorokat az import?

Az érvénytelen e-mail címet tartalmazó sorokat a rendszer kihagyja. Ellenőrizd az e-mail címeket a fájlban és ezeket a sorokat importáld újra.

​

Miért nem tudom törölni az ügyfelet?

Mert időpontok tartoznak hozzá. Ha mégis törölni szeretnéd, pipáld be a Töröld az összes időpontját is opciót, de így az időpontjai is véglegesen törlődnek.

​

Hogyan csoportosíthatom a törzsvendégeimet?

Hozz létre egy ügyfélkategóriát, például „Törzsvendég” néven és add meg az ügyfeleknél a Kategória mezőben.

​

Hogyan küldhetek születésnapi üzenetet az ügyfeleimnek?

Add meg az ügyfeleknél a Születésnapot, majd az Értesítések között állítsd be az Ügyfél születésnapja van eseményt.