Be tudod állítani, hogy az időpontfoglaló oldalad automatikusan számlát készítsen a Billingo rendszerén keresztül. Ez az integráció nagyban leegyszerűsíti és felgyorsítja a pénzügyi adminisztrációt: az általad megadott beállítások alapján a rendszer automatikusan elkészíti a hivatalos számlát vagy nyugtát, amely tartalmazza az ügyfél adatait és az adott időpont, bérlet vagy ajándékkártya pénzügyi tételeit. Így nem kell többé manuálisan kiállítanod és kezelned a számlákat, ezzel pedig időt, energiát és hibalehetőséget spórolhatsz meg.
Az automatikus számlázás beállításához csak annyit kell tenned, hogy összekapcsolod a Billingo fiókodat a rendszerünkkel egy V3-as API kulcs segítségével. Ez a biztonságos, egyedi azonosító lehetővé teszi, hogy rendszerünk automatikusan kommunikáljon a Billingoval, és a fizetés beérkezése után (vagy ha te állítod fizetettre a tételt) azonnal létrejöjjenek a szükséges bizonylatok.
Részletes leírást találsz a Billingo oldalán arról, hogy pontosan hol találod meg az API kulcsodat:
https://support.billingo.hu/content/951124273
Fontos, hogy V3-as API kulcsot generálj! Hozzátartozó összekötés opciónál Egyedi fejlesztést válassz, míg a hatásköre írás és olvasás is legyen!
Integráció beállítása
A ChatGPT ezt mondta:
Ha valamelyik munkatársad számára egyedi beállításokat szeretnél megadni, azt közvetlenül a munkatárs szerkesztése menüpontban teheted meg. A részletes útmutatóért kattints ide.
A Bizonylat típusa mezőben választhatod ki, hogy számla vagy nyugta készüljön automatikusan. A Számla típusa mezőben pedig eldöntheted, hogy elektronikus vagy hagyomyányos, papíralapú számla készüljön.
A számlatömb vagy nyugtatömb API ID mezőben add meg annak a tömbnek az API azonosítóját, amelyet használni szeretnél a bizonylatok létrehozásához. Fontos, hogy az API ID-t add meg, ne a Legacy API ID-t. Részletek:
https://support.billingo.hu/content/373325825
Ha kizárólag magánszemélyeknek szeretnél számlát kiállítani (például KATA-s vállalkozóként), kapcsold be a „Számla kiállítása csak magánszemélyek részére” opciót. Ennek aktiválásával a rendszer nem fog céges számlázási adatokat kérni az ügyfeleidtől.
Az „Email értesítés küldése az ügyfélnek számla kiállításakor” funkció bekapcsolásával az ügyfeleid automatikusan emailben kapnak értesítést minden kiállított bizonylatról, legyen az előlegszámla, sztornó vagy hagyományos számla. Az értesítő email tartalma megegyezik a Billingo fiókodban beállított sablonokkal és formátummal.
Munkatárs egyedi számlázási adatok
Ha egyes munkatársaidnál eltérő számlázási beállításokat szeretnél használni a globális adatokhoz képest, ezt a munkatárs szerkesztése menüpontban, a Számlázási beállítások fülön tudod megtenni. Itt két lehetőség közül választhatsz: egyrészt megadhatod, hogy az adott munkatárshoz ne készüljön automatikusan bizonylat, másrészt beállíthatsz számára egyedi, személyre szabott számlázási adatokat és opciókat is.
Egy szolgáltatás kizárása a számlázásból
Ha egy adott szolgáltatáshoz nem szeretnél bizonylatot kiállítani, ezt a Szolgáltatás szerkesztésekor, a Beállítások fülön állíthatod be. Ehhez egyszerűen kapcsold be a „Ne készüljön bizonylat ennél a szolgáltatásnál” opciót.
Automatikus számlázás működése
A rendszer az alábbi logika alapján kezeli a bizonylatok (számlák vagy nyugták) létrehozását:
-
Teljes összeg bankkártyás fizetése esetén
Ha az ügyfél az időpontfoglalás során bankkártyával kifizeti a teljes összeget, a rendszer automatikusan kiállít egy számlát vagy nyugtát. -
Előleg fizetése esetén
Amennyiben az ügyfél csak előleget fizet bankkártyával, a rendszer automatikusan előlegszámlát állít ki.
Később, amikor az ügyfél kiegyenlíti a fennmaradó összeget vagy ha te manuálisan fizetettre állítod a tételt a Pénzügyek oldalon, akkor a rendszer automatikusan létrehozza a végszámlát. -
Nem bankkártyás fizetés esetén
Ha a fizetés más módon történik (például készpénzzel vagy átutalással), a bizonylat létrehozása manuálisan végezhető el a Pénzügyek oldalon.
A pénzügyi tétel szerkesztésekor:-
Teljes összeg fizetettre állításakor automatikusan számla vagy nyugta készül.
-
Részösszeg fizetettre állításakor előlegszámla jön létre, a fennmaradó összeg kiegyenlítésekor pedig végszámla készül.
-
A rendszer minden pénzügyi módosítás előtt figyelmeztető ablakban jelzi, milyen bizonylat fog létrejönni, így lehetőséged van megerősíteni vagy visszavonni a műveletet.
A kiállított számlán a fizetési mód mindig az időponthoz tartozó beállítás alapján jelenik meg, például helyszíni fizetés esetén készpénz, míg Stripe fizetés esetén bankkártya szerepel a számlán.
A Billingoval való automata számlázási funkció a Prémium csomagtól érhető el!
