Ugrás a fő tartalomhoz
A Billingo összekötésével a rendszer automatikusan kiállítja a bizonylatot, amikor egy foglalást kifizetnek: számlát vagy nyugtát, előlegnél előlegszámlát, majd a végén végszámlát. A bizonylat a Billingo fiókodban jön létre, a vevő adataival és a foglalás tételeivel, így nem kell kézzel kiállítanod.

​
Mi kell hozzá?

  • Egy Billingo fiók. API kulcsot minden Billingo csomagban generálhatsz, de az API-n keresztüli számlakiállításhoz a Billingónál külön kiegészítő is kellhet. Hogy a csomagod tartalmazza-e és mennyibe kerül, azt a Billingo árai között nézd meg. A díjat a Billingónak fizeted.
  • Egy V3-as API kulcs a Billingo fiókodból, olvasás és írás hatáskörrel. Ezzel a kulccsal tud a rendszer a nevedben bizonylatot kiállítani.
Az API kulcsot a Billingo fiókodban, a Beállítások menü API kulcsok részében hozhatod létre. A lépéseket a Billingo súgójában olvashatod.
Az API kulcs olyan, mint egy jelszó: aki ismeri, a nevedben állíthat ki bizonylatot. Ne küldd el senkinek és csak a beállításoknál lévő mezőbe írd be.

​
A számlázás beállítása

1

Nyisd meg a Számlázás oldalt

A menüben kattints a Beállítások menüpontra, majd a Pénzügyi beállítások fülön válaszd a Számlázás lehetőséget.
2

Kapcsold be a számlázást

Kapcsold be a Számlázás bekapcsolása opciót és a Szolgáltató mezőben válaszd a Billingo-t.
3

Add meg az API kulcsot

Másold be a Billingo API-kulcs mezőbe a Billingo fiókodban generált V3-as kulcsot.
4

Válaszd ki a tömböt

A kulcs megadása után a Számlatömb (nyugtánál a Nyugtatömb) listában megjelennek a Billingo fiókod tömbjei. Válaszd ki, melyik tömbbe készüljenek a bizonylatok.
5

Állítsd be a bizonylatokat

Válaszd ki a bizonylat típusát, az áfakulcsot és a többi beállítást. Ezeket lent részletesen leírjuk.
6

Mentsd el

Kattints a Mentés gombra. Mentés után a kulcs helyén csak egy jelölés látszik. Ha később cserélni szeretnéd, kattints az Új kulcs gombra.
Ha a tömbök nem töltődnek be, ellenőrizd, hogy jól másoltad-e be a kulcsot, V3-as API kulcs legyen és van-e olvasási joga.
A Számlázás oldal: bekapcsolt számlázás, Billingo szolgáltató, API kulcs, kiválasztott számlatömb és a bizonylatok beállításai

A Számlázás oldal bekapcsolt számlázással és a Billingo beállításaival

​
A beállítások

  • Automata számlakiállítás: bekapcsolva fizetéskor magától készül a bizonylat. Kikapcsolva csak kézzel állíthatsz ki számlát, a pénzügyi tétel nézetéből. Lásd lent: Kézi kiállítás.
  • Bizonylat típusa: Számla vagy Nyugta. Ettől függ, hogy a Számlatömb vagy a Nyugtatömb listát látod.
  • Alapértelmezett áfakulcs: a bizonylatokon alapból használt áfakulcs, például 27%. Alanyi adómentes vállalkozásnál válaszd az AAM (alanyi adómentes), tárgyi adómentes szolgáltatásnál a TAM (tárgyi adómentes) lehetőséget.
  • Számlák típusa: Papír alapú számla vagy E-számla. Csak számlánál jelenik meg.
  • Mennyiségi egység: Darab (db) vagy Óra. Óránál a mennyiség a foglalás hosszából számolódik, például egy 90 perces foglalás 1,5 óra.
  • Fizetési határidő (nap): 0 és 14 nap között. Csak számlánál jelenik meg.
  • Csak magánszemély: bekapcsolva a foglalásnál nem kérjük be a céges számlázási adatokat (cégnév, adószám). Akkor hasznos, ha csak magánszemélyeknek állítasz ki számlát.
  • Számla e-mail értesítő és Nyugta e-mail értesítő: bekapcsolva a Billingo e-mailben elküldi a bizonylatot a vevőnek. A levél a Billingo fiókodban beállított sablon szerint megy ki.
  • Állandó megjegyzés: minden számlán megjelenő megjegyzés, például a bankszámlaszámod vagy egy köszönő mondat. Csak számlánál jelenik meg.

​
Hogyan készülnek a bizonylatok?

A rendszer a foglalás fizetése alapján dönti el, milyen bizonylat készüljön. Online fizetésnél (például bankkártyával a foglaló oldalon):
  • Ha az ügyfél a teljes összeget kifizeti, számla vagy nyugta készül, a Bizonylat típusa szerint.
  • Ha csak előleget fizet, előlegszámla készül. Amikor a fennmaradó összeget is kifizeti vagy te a Pénzügyek oldalon fizetettre állítod, végszámla készül. A végszámlán a Billingo maga vonja le a már kifizetett előleget.
Nem online fizetésnél (például helyszíni fizetésnél) a bizonylat akkor készül, amikor a Pénzügyek oldalon fizetettre állítod a tételt:
  • A teljes összeg fizetettre állításakor számla vagy nyugta készül.
  • Részösszeg fizetettre állításakor előlegszámla készül, a maradék kifizetésekor pedig végszámla.
Fizetettre állításkor a rendszer egy ablakban jelzi, milyen bizonylat fog készülni és ott el is döntheted, hogy kiállítsa-e.
Nyugtánál nincs előleg bizonylat. Ha a Bizonylat típusa nyugta, a nyugta csak akkor készül el, amikor a teljes összeget kifizették.
A bizonylaton a foglalás fizetési módja szerepel, például helyszíni fizetésnél készpénz, online bankkártyás fizetésnél bankkártya. A bizonylat nyelve az ügyfél nyelvéhez igazodik. Nemcsak az időpontokról, hanem az ajándékkártyák és a bérletek vásárlásáról is készül bizonylat.

​
A vevő adatai a Billingóban

A Billingo minden számlához egy partnert kér. A rendszer a vevő neve alapján megkeresi a partnert a Billingo fiókodban és ha az e-mail cím és a cím is egyezik, azt használja. Ha nincs ilyen partner, újat hoz létre. Nyugtához nem kell partner. Számlához a vevő teljes címe kell: irányítószám, város és cím nélkül a számla nem állítható ki. Ha a foglalásról bizonylat készül, az ügyfél a foglaló oldal Adatok lépésében megadja a számlázási adatait. Ha egy ügyfélnél mégis hiányzik a cím, kézi kiállításkor pótolhatod.

​
A bizonylatok kezelése

Egy pénzügyi tétel bizonylatait a Pénzügyek oldalon, a tétel megnyitásakor a Bizonylatok részben látod. Minden bizonylatnál látod a típusát, a számát és az állapotát:
  • Kiállítás folyamatban: a rendszer éppen küldi a Billingónak.
  • Kiállítva: a bizonylat elkészült. A Bizonylat letöltése gombbal () letöltheted PDF-ben.
  • Sikertelen: a kiállítás nem sikerült, például hiányzó vevőcím vagy hibás kulcs miatt. A hiba okát a bizonylatnál látod. Javítás után az Újraküldés gombbal újra elküldheted.
  • Sztornózva: a bizonylatot sztornózták.
Ha a Billingo épp valamilyen oknál fogva nem érhető el, például karbantartás miatt, akkor a rendszer később magától újrapróbálja a kiállítást.

​
Sztornó

Egy kiállított bizonylatot a Sztornó gombbal () sztornózhatsz. Ilyenkor a Billingóban sztornó bizonylat készül. A művelet nem vonható vissza. Online fizetés visszatérítésekor a visszatérítés ablakában a Kapcsolódó számla sztornózása opcióval egy lépésben a bizonylatot is sztornózhatod. A sztornó mindig a teljes bizonylatra vonatkozik, akkor is, ha csak részösszeget térítesz vissza.

​
Kézi kiállítás

Ha az automata kiállítás ki van kapcsolva vagy egy tételről kézzel szeretnél bizonylatot, nyisd meg a tételt a Pénzügyek oldalon és a Bizonylatok résznél kattints a Számla kiállítása gombra. A megnyíló Bizonylat kiállítása ablakban:
  • kiválaszthatod a bizonylat típusát és a fizetési módot,
  • módosíthatod a vevő adatait és a Mentés az ügyfél adatlapjára is opcióval az ügyfélnél is elmentheted őket,
  • a Céges számlázás opcióval cégnevet és adószámot is megadhatsz,
  • a Már kiegyenlített opcióval a bizonylat fizetettként készül el,
  • átírhatod a tételek megnevezését és mennyiségét. A tételek összegének meg kell egyeznie a pénzügyi tétel végösszegével.
Végül kattints a Kiállítás gombra. Az ablakról képet a Számlázz.hu számlázás cikkben találsz, Billingónál ugyanígy néz ki.
Ha egy tételről egyszer kézzel állítottál ki bizonylatot, arról a rendszer automatikusan már nem állít ki többet, még a kézi bizonylat sztornózása után sem.

​
Eltérő beállítások munkatársanként és szolgáltatásonként

​
Munkatársnál

A munkatárs adatlapján, a Pénzügyek menü Számlázás fülén:
  • Ennél a munkatársnál ne generálódjon számla: a munkatárs foglalásairól nem készül bizonylat.
  • Egyedi számlázási adatok megadása: a munkatárs foglalásairól a saját Billingo fiókjából készül bizonylat. Ehhez a Számlázási szolgáltató mezőben válaszd a Billingo-t és add meg a munkatárs saját API kulcsát. A kulcs megadása után a munkatárs saját tömbjei közül választhatsz. Nála külön beállítható az Automata számlakiállítás és a fenti beállítások mindegyike is, például a Bizonylat típusa, az Alapértelmezett áfakulcs vagy az Állandó megjegyzés.
Ez akkor hasznos, ha a munkatársaid saját vállalkozásként, a saját nevükre számláznak. Az ajándékkártyák és a bérletek bizonylatai mindig a központi fiókból készülnek.
A munkatárs Számlázás füle bekapcsolt egyedi számlázási adatokkal, Billingo szolgáltatóval, saját API kulccsal és számlatömbbel

A munkatárs Számlázás füle egyedi számlázási adatokkal

​
Szolgáltatásnál

A szolgáltatás adatlapján, a Beállítások fül Számlázási beállítások részében:
  • Ne készüljön számla ennél a szolgáltatásnál: erről a szolgáltatásról nem készül bizonylat.
  • Egyedi elnevezés a számlán: a bizonylaton a szolgáltatás neve helyett ez a megnevezés szerepel.
  • Áfakulcs a számlán: ha ennél a szolgáltatásnál más az áfakulcs, mint az alapértelmezett.
  • Mennyiségi egység: ha ennél a szolgáltatásnál más egységet szeretnél, mint az alapértelmezett.
A kiegészítőknél is megadhatsz Egyedi elnevezés a számlán értéket, a kiegészítő adatlapján.

​
Gyakori kérdések

​
Miért nem készült el a számla?

Ellenőrizd sorban: be van-e kapcsolva a számlázás és az Automata számlakiállítás, ki van-e fizetve vagy fizetettre állítva a tétel és nincs-e kizárva a számlázásból a munkatárs vagy a szolgáltatás. Nyugta csak a teljes összeg kifizetése után készül. Ha a bizonylat Sikertelen, a hiba okát a tétel Bizonylatok részében látod. Billingónál gyakori ok, hogy hiányzik a vevő címe.

​
Miért nem töltődnek be a számlatömbök?

Ellenőrizd, hogy jól másoltad-e be az API kulcsot, V3-as-e és van-e olvasási joga. A tömbök csak érvényes kulccsal töltődnek be.

​
Helyszínen fizetett az ügyfél. Hogyan kap számlát?

A Pénzügyek oldalon állítsd fizetettre a tételt. Ekkor a rendszer kiállítja a bizonylatot, ha az Automata számlakiállítás be van kapcsolva. Ha ki van kapcsolva, a tétel Bizonylatok részében a Számla kiállítása gombbal állíthatod ki.

​
Hibás lett egy számla. Hogyan javítom?

Sztornózd a Sztornó gombbal, majd a Számla kiállítása gombbal állíts ki újat a javított adatokkal.

​
Alanyi adómentes vagyok. Mit állítsak be?

Az Alapértelmezett áfakulcs mezőben válaszd az AAM (alanyi adómentes) lehetőséget.

​
Hogyan érem el, hogy egy szolgáltatásról ne készüljön számla?

A szolgáltatás adatlapján, a Beállítások fül Számlázási beállítások részében kapcsold be a Ne készüljön számla ennél a szolgáltatásnál opciót.

​
Az ügyfél nem kapta meg e-mailben a számlát. Miért?

Kapcsold be a Számla e-mail értesítő opciót. A levelet a Billingo küldi, a fiókodban beállított sablon szerint.