Lehetőséged van az időpontfoglaló oldaladhoz automatikus számlázást beállítani a Számlázz.hu integráció segítségével. Ezzel jelentősen leegyszerűsítheted és felgyorsíthatod a pénzügyi adminisztrációdat. Az általad megadott beállítások szerint automatikusan létrejön egy hivatalos számla vagy nyugta, amely tartalmazza az ügyfél által megadott adatokat és az időpont pénzügyi tételeit. Ennek köszönhetően nem kell többé manuálisan létrehoznod, kiállítanod és kezelned a számlákat, így időt és energiát takaríthatsz meg.

Az automatikus számlázási folyamat elindításához mindössze annyit kell tenned, hogy összekötöd meglévő Számlázz.hu fiókodat a rendszerünkkel egy úgynevezett Agent kulcs segítségével. Ez a kulcs egy biztonságos, egyedi azonosító, amely lehetővé teszi, hogy rendszerünk automatikusan kommunikáljon a Számlázz.hu-val, és a pénzügyi tételek teljesítése után azonnal létrejöhessenek a szükséges bizonylatok.

Részletes leírást találsz a Számlázz.hu oldalán arról, hogy pontosan hol találod meg az Agent kulcsodat és milyen díjszabása van ennek használatáért:
https://tudastar.szamlazz.hu/gyik/kulcs

Integráció beállítása

Első lépésként navigálj el a Beállítások > Pénzügyi beállítások > Automata számlázás menüpontba. Az automatikus számlázás bekapcsolása után további mezők jelennek meg, ahol beállíthatod a globális számlázási adatokat. Ha szeretnél egyéni beállításokat alkalmazni valamelyik munkatársadra vonatkozóan, azt közvetlenül a munkatárs szerkesztésénél teheted meg. A részletekért kattints ide.

A Bizonylat típusa mezőben kiválaszthatod, hogy számlát vagy nyugtát szeretnél létrehozni. Továbbá, ha számlát állítasz ki, akkor a Számla típusa mezőben eldöntheted, hogy hagyományos papír alapú vagy elektronikus számlát állítasz ki.

Ha kizárólag magánszemélyek számára szeretnél számlát kiállítani (például KATA adózási forma esetén), akkor aktiváld a „Számla kiállítása csak magánszemélyek részére” opciót, így nem kérünk be céges számlázási adatokat az ügyfeleidtől.

Az „Email értesítés küldése az ügyfélnek számla kiállításakor” beállítás pedig lehetővé teszi, hogy az ügyfelek minden típusú bizonylatról (például előlegszámla, sztornó, vagy hagyományos számla esetén is) automatikusan értesítést kapjanak emailben a Számlázz.hu-tól. Számla esetén az email tartalma a Számlázz.hu fiókodban beállítottak szerint kerülnek kiküldésre, míg nyugta esetén te magad adhatod meg nálunk, hogy mi legyen az email tárgya és tartalma (ezt úgy add meg, hogy sztornó bizonylat esetén is ez kerül kiküldésre).

Munkatárs egyedi számlázási adatok

Ha valamelyik munkatársad esetében a globális számlázási adatoktól eltérő beállításokat szeretnél alkalmazni, azt a munkatárs szerkesztésénél, a Számlázási beállítások fülön teheted meg. Itt két lehetőséget is találsz: egyrészt beállíthatod, hogy az adott munkatárs esetében egyáltalán ne jöjjön létre semmilyen bizonylat, másrészt pedig teljesen egyéni, személyre szabott számlázási adatokat és opciókat is megadhatsz számára.

Egy szolgáltatás kizárása a számlázásból

Amennyiben egy adott szolgáltatásnál nem szeretnél bizonylatot készíteni, azt a szolgáltatás szerkesztése során, a Beállítások fül alatt tudod beállítani. Ehhez aktiváld a Ne készüljön bizonylat ennél a szolgáltatásnál opciót.

Automata számlázás működése

A rendszer a következő módokon kezeli a bizonylatok (számla vagy nyugta) létrehozását:

• Ha az ügyfél bankkártyával teljes összeget fizet ki az időpontfoglalás során, automatikusan létrejön egy általános számla vagy nyugta.

• Amennyiben az ügyfél csak előleget fizet ki bankkártyával, akkor automatikusan egy előlegszámla készül. Ha később az ügyfél kiegyenlíti a fennmaradó összeget, vagy te manuálisan fizetettre állítod a tételt a Pénzügyek oldalon, egy végszámla jön létre.

Ha a fizetés nem bankkártyás formában történik, a számla vagy nyugta létrehozását manuálisan vezérelheted a Pénzügyek oldalon. A pénzügyi tétel szerkesztésekor a következő módokon történhet a bizonylatok kezelése:

• Teljes összeg fizetettre állításakor automatikusan sima számla vagy nyugta jön létre.

• Ha csak részösszeget állítasz be fizetettre, akkor előlegszámla keletkezik. A fennmaradó összeg későbbi kifizetése esetén végszámla készül.

Bármilyen pénzügyi módosítás során a rendszer figyelmeztető ablakban tájékoztat arról, hogy pontosan milyen bizonylat fog létrejönni, lehetőséget biztosítva számodra, hogy eldöntsd, szeretnéd-e elkészíteni azt.

Attól függően milyen fizetési mód van beállítva az időponthoz, úgy készül el a számla is, például helyszíni fizetési mód esetén készpénz lesz a számlán, Stripe-al való fizetés esetén bankkártya és így tovább.

Az automata számlázási funkció a Prémium csomagtól érhető el!