Röviden
Nincs mindenkinek egyformán legjobb időpontfoglaló rendszer. Ezt az öt dolgot nézd meg először:
- A teljes költség: ne csak a havidíjat nézd, hanem azt is, mennyibe kerül egy új munkatárs, az SMS és a hűségidő.
- A vendég élménye: mobilról, regisztráció nélkül, néhány kattintással lehessen foglalni.
- Az automatikus értesítések: visszaigazolás és emlékeztető nélkül több lesz az elmaradt időpont.
- A fizetés és a számlázás: ha előleget kérsz vagy számlát adsz, ezt a rendszer intézze, ne te kézzel.
- A növekedés: egy új munkatárs, helyszín vagy szolgáltatás ne jelentsen nagyobb kiadást.
Először a saját működésedet nézd meg
Mielőtt rendszereket hasonlítasz össze, írd le, hogyan dolgozol most. Ezek a kérdések szűkítik le leggyorsabban a kört:
- Egyedül vagy csapatban dolgozol? Csapatnál fontos, hogy minden munkatársnak saját naptára, munkaideje és szolgáltatásai legyenek és te mindent egy helyen láss.
- Egy vagy több helyszínen? Több helyszínnél a munkatársak és az eszközök beosztása is számít.
- Egyéni vagy csoportos alkalmakat tartasz? Edzéseknél, óráknál és workshopoknál létszámkorlát, várólista és bérlet kell.
- Mennyire állandó a vendégköröd? Visszatérő vendégeknél az ismétlődő foglalás és az ügyféladatok megőrzése sok időt spórol.
- Honnan érkeznek a vendégek? Ha Instagramról, Facebookról vagy a Google Cégprofilodról, megosztható foglalási link kell. Ha a weboldaladról, beágyazható foglaló.
Ha ezekre megvan a válasz, sok rendszert már az első percben kizárhatsz.
Kész rendszer, WordPress bővítmény vagy egyedi fejlesztés?
Online foglalást háromféleképpen tehetsz a vállalkozásodba és mindegyiknek más az ára és a teendője:
- Kész online rendszer: regisztráció után azonnal használható, a frissítés, a biztonság és a mentés a szolgáltató dolga. Saját foglalási linket ad és bármilyen weboldalba beágyazható.
- WordPress bővítmény: a saját weboldaladon fut, általában egyszeri vagy éves licencdíjért. Cserébe a frissítés, a biztonsági javítások, a levélküldés és a mentés a te feladatod, és ha a weboldal lassú vagy leáll, a foglalás is. A legtöbb bővítmény külföldi, a támogatás jellemzően csak angolul, jegyrendszeren érhető el és sokszor napokig tart a válasz.
- Egyedi fejlesztés: pontosan arra készül, amire neked kell, de ez a legdrágább út és a karbantartását is fizetned kell. Kisvállalkozásnál ritkán éri meg.
A legtöbb kis- és középvállalkozásnak a kész online rendszer a legjobb választás. Ha már van weboldalad, beágyazva a látogató észre sem veszi, hogy a foglaló egy másik szolgáltatás része.
Mennyibe kerül valójában?
Az árlistán szereplő havidíj csak a kiindulópont. Az igazi költséget az árazás módja dönti el és az, hogy mi kerül pénzbe külön.
| Árazási modell | Mire figyelj |
|---|---|
| Ingyenes csomag | Időkorlátos próba, vagy tényleg ingyenes? Van foglalási, munkatárs- vagy szolgáltatáslimit? |
| Fix havidíj | Kiszámítható, de nézd meg, melyik funkció melyik csomagban van. |
| Munkatársonkénti díj | Minden új kolléga emeli a havidíjat. Csapatnál gyorsan drága lesz. |
| Foglalásonkénti jutalék | A költség a forgalmaddal együtt nő, így a legjobb hónapjaidban fizetsz a legtöbbet. |
Rejtett költségek, amikre érdemes rákérdezni
- Hűségidő és felmondás: mennyi idő után és hogyan mondhatod le?
- Éves fizetés: olcsóbb, de egy egész évet fizetsz előre.
- Bevezetés és adatköltöztetés: ingyenes vagy külön díjas?
Tipp: számold ki az árat a mostani méreteddel és azzal is, ahol egy év múlva szeretnél tartani. Ami ma olcsó, két új munkatárssal már nem biztos, hogy az.
Funkciók, amik a mindennapokban számítanak
A hosszú funkciólista önmagában nem jelent semmit. Ezek azok, amelyek a legtöbb vállalkozásnál tényleg időt és pénzt spórolnak.
Automatikus visszaigazolás és emlékeztető
A vendég foglalás után azonnal visszaigazolást kap, az időpont előtt pedig emlékeztetőt. Ez az egyik leghatékonyabb eszköz az elmaradt időpontok ellen. Nézd meg, hogy e-mailben és SMS-ben is működik-e és át tudod-e írni a szövegeket.
Online fizetés és előleg
Előleggel vagy teljes előre fizetéssel a vendég elkötelezettebb és ha mégsem jön el, nem veszítesz el mindent. Fontos, hogy bankkártyával lehessen fizetni, és te dönthesd el, melyik szolgáltatásnál kérsz előleget és mennyit.
Foglalási és lemondási szabályok
Be lehessen állítani, hogy legkésőbb mennyivel előtte foglalhatnak, milyen messzire előre és meddig mondhatják le vagy módosíthatják az időpontot. Hasznos a két időpont közötti szünet is, hogy legyen időd előkészülni. Ha ezeket nem tudod beállítani, a rendszer olyan időpontokat is felkínál, amelyeket a valóságban nem tudsz vállalni.
Naptár szinkron
Ha a magánprogramjaidat a Google vagy az Outlook naptárban vezeted, a rendszer lássa ezeket és ne kínáljon fel olyan időpontot, amikor máshol vagy. A foglalások pedig jelenjenek meg a telefonod naptárában is.
Számlázás
Ha számlát adsz a szolgáltatásaidról, nézd meg, össze tud-e kapcsolódni a rendszer a számlázóddal, például a Számlázz.hu-val vagy a Billingóval. Így a kifizetett foglalásokról automatikusan készül számla, ez pedig neked havonta órákat spórol.
Ügyféladatok és egyedi kérdések
Jó, ha a vendég korábbi időpontjai, elérhetőségei és a hozzá írt megjegyzések egy helyen vannak. Sok szakmában előre is kérdezni kell valamit, például allergiát, korábbi sérülést vagy az autó típusát. Ehhez egyedi mezők kellenek a foglalásban.
Csoportos, ismétlődő és bérletes foglalás
Óráknál, edzéseknél és tanfolyamoknál létszámkorlát, várólista, ismétlődő alkalmak és bérletkezelés kell. Ha ezek hiányoznak, sok mindent továbbra is kézzel kell követned.
Riportok és visszatérő vendégek
Jó, ha egy helyen látod a bevételt munkatársanként és szolgáltatásonként, és azt is, honnan jönnek a foglalások, például Google Analytics vagy Meta Pixel kapcsolattal. A visszatérő vendégekhez hasznos az értékelés kérése a látogatás után, a kupon és az ajándékkártya. A várólista pedig a lemondott időpontokat tölti fel újra.
Online meeting
Tanácsadásnál, coachingnál vagy online óránál jó, ha a rendszer maga hozza létre a Zoom vagy a Google Meet linket és elküldi a vendégnek.
A vendég szemszögéből
A rendszert te választod, de a vendégeid használják. Ha nekik nehézkes, kevesebben foglalnak. Próbálj ki magad egy foglalást telefonról, és figyeld ezeket:
- Mobilon is kényelmes? A vendégek többsége telefonról foglal.
- Kell regisztrálni? Minden kötelező lépés csökkenti a foglalások számát.
- Hány kattintás? Szolgáltatás, időpont, elérhetőség: ennél ne legyen sokkal több.
- Lehet módosítani és lemondani? Jó, ha a vendég a visszaigazoló levélből maga intézheti, és nem kell felhívnia téged.
- Milyen nyelven? Ha külföldi vendégeid is vannak, a foglalóoldal angolul vagy németül is jelenjen meg.
- Hogyan néz ki? A foglalóoldal a vállalkozásodat képviseli, legyen rajta a logód, a színeid és a saját szövegeid.
Adatvédelem és a saját adataid
Az időpontfoglaló rendszerben a vendégeid személyes adatai vannak, ezért ez nem csak technikai kérdés.
- GDPR: a szolgáltató a vendégeid adatait adatfeldolgozóként kezeli. Kérdezd meg, hol tárolja az adatokat, és kik férnek hozzájuk.
- Biztonságos belépés: jó, ha a fiókodat kétlépcsős azonosítással is védheted.
- Jogosultságok: csapatnál fontos, hogy ki mit lát. Nem minden munkatársnak kell hozzáférnie a bevételekhez vagy minden vendég adataihoz.
- Kilépés: ha egyszer váltanál, ki tudod vinni az ügyfeleidet és a foglalásaidat? A jó rendszer nem tart fogva.
Ügyfélszolgálat és átállás
Az első hetekben biztosan lesznek kérdéseid. Ezeket nézd meg előre:
- Magyarul elérhető az ügyfélszolgálat? E-mailben, telefonon vagy mindkettőn?
- Van magyar nyelvű tudásbázis vagy útmutató a beállításhoz?
- Segítenek átköltöztetni az adataidat a mostani rendszeredből vagy táblázatodból és mennyibe kerül ez?
- Kipróbálhatod a fizetős funkciókat is, mielőtt fizetsz?
Mi számít leginkább iparáganként?
A fenti szempontok mindenkinél fontosak, de szakmánként máshol van a hangsúly.
| Iparág | Amire különösen figyelj |
|---|---|
| Szépségipar (fodrász, barber, kozmetikus, körmös, pillás, tetováló) | munkatársanként saját naptár és szolgáltatások, előleg a hosszú kezeléseknél, emlékeztető, ajándékkártya |
| Fitness és wellness (edzőterem, jóga, masszázs) | csoportos órák létszámkorláttal, várólista, bérlet, ismétlődő alkalmak |
| Sport és szórakozás (pályabérlés, szabadulószoba, bowling) | pályák, termek és eszközök foglaltsága, csoportlétszám, előre fizetés |
| Egészségügy (magánrendelő, terapeuta, gyógytornász) | egyedi kérdések foglaláskor, emlékeztető, adatvédelem, több rendelő és munkatárs kezelése |
| Oktatás és képzés (nyelvtanár, autósiskola, tánciskola, zenetanár, tanfolyam) | ismétlődő órák, csoportlétszám, bérlet, online óra Zoom vagy Google Meet linkkel |
| Tanácsadás és üzleti szolgáltatások | naptár szinkron, online meeting, előre fizetés, automatikus számla |
| Állatok (állatorvos, kutyakozmetika, kutyaiskola) | egyedi kérdések az állatról (pl. fajta, méret), emlékeztető, ismétlődő alkalmak a kutyaiskolában |
| Vendéglátás (főzőkurzus, workshop, rendezvény) | csoportos foglalás létszámkorláttal, előleg nagyobb társaságnál, emlékeztető |
| Autóipar (szerviz, autómosó, gumiszerviz) | eszközök és állások foglaltsága (pl. emelő, mosóállás), egyedi kérdések, például az autó típusa |
Gyakori hibák választáskor
- Csak a havidíjat nézed. Az olcsó, de nehézkes rendszer több időbe kerül, mint amennyit megspórolsz rajta.
- Nem próbálod ki a saját adataiddal. A bemutató mindig jól néz ki. Vedd fel a valódi szolgáltatásaidat és foglalj magadnak telefonról.
- Csak a mostani méretedre választasz. Egy új munkatárs vagy helyszín ne jelentsen rendszerváltást vagy kétszeres díjat.
- Elfelejted a fizetést és a számlázást. Ha ezt utólag kell megoldani, sok utólagos munka marad.
- A vendégeket nem kérdezed meg. Kérj meg néhány törzsvendéget, hogy próbáljanak ki egy foglalást és mondják el a véleményüket.
Ellenőrzőlista: 10 kérdés a szolgáltatónak
Ezeket bármelyik szolgáltatónak felteheted, mielőtt döntesz. Ha valamelyikre nem kapsz egyértelmű választ, az is válasz.
- Mennyibe kerül havonta a mostani méretemmel és mennyibe kerülne két új munkatárssal?
- Mi kerül pénzbe külön: SMS, online fizetés, bevezetés, adatköltöztetés?
- Van hűségidő? Hogyan és mikor mondhatom le?
- Kell regisztrálnia a vendégnek a foglaláshoz?
- Küld a rendszer automatikus visszaigazolást és emlékeztetőt e-mailben és SMS-ben?
- Kérhetek előleget vagy teljes előre fizetést bankkártyával?
- Össze tudom kötni a Google vagy az Outlook naptárammal és a számlázómmal?
- Beágyazható a foglaló a weboldalamba és kapok saját foglalási linket is?
- Hol tárolják a vendégeim adatait és ki tudom vinni őket, ha váltok?
- Magyarul elérhető az ügyfélszolgálat és segítenek az átállásban?
Így felel meg ezeknek a Onlinefoglalás.hu
Ha az ellenőrzőlistát nekünk teszed fel, ezt a választ kapod:
- Ingyenes csomag időkorlát nélkül: korlátlan foglalás, szolgáltatás és munkatárs, bankkártyás fizetéssel és előlegkéréssel. A regisztrációhoz nem kell bankkártya.
- Fix havidíj, munkatársonkénti díj nélkül: a Standard havi 4 900 Ft, a Prémium havi 6 500 Ft, és minden csomagban korlátlan a munkatársak és a helyszínek száma.
- Nincs hűségidő: bármikor lemondhatod vagy csomagot válthatsz.
- Automatikus értesítések: korlátlan e-mail értesítés minden csomagban, SMS feltöltött egyenlegből, darabonként.
- Naptár, számlázás, meeting: Google és Outlook naptár szinkron a Standard csomagtól, automatikus számlázás Számlázz.hu-val vagy Billingóval, Zoom és Google Meet a Prémium csomagban.
- Vendégbarát foglalás: regisztráció nélkül, mobilról, magyarul, angolul vagy németül. Saját foglalási linket és beágyazható foglalót is kapsz.
- Magyar ügyfélszolgálat: hétköznap 10 és 17 óra között és az adatköltöztetést más rendszerből ingyen vállaljuk.
- 30 napos próbaidő: a fizetős csomagok minden funkcióját ingyen kipróbálhatod.
A csomagok részletes összehasonlítását a Funkciók és árak oldalon találod.
Gyakori kérdések
Melyik a legjobb időpontfoglaló rendszer?
Nincs mindenkinek egyformán legjobb rendszer. Az a jó választás, amelyik illik a működésedhez: egyedül vagy csapatban dolgozol, egyéni vagy csoportos alkalmakat tartasz, kell-e online fizetés és számlázás. Érdemes két-három rendszert kipróbálni a saját szolgáltatásaiddal és megnézni, mennyibe kerülnek akkor, ha a vállalkozásod nő.
Melyik a legjobb időpontfoglaló rendszer weboldalra?
Olyan, amelyik beágyazható a meglévő weboldaladba, és saját foglalóoldalt is ad arra az esetre, ha nincs weboldalad. Figyelj arra, hogy a beágyazott foglaló mobilon is jól működjön, és a vendégnek ne kelljen elhagynia az oldaladat. A jó rendszer egy kódrészlettel beilleszthető, WordPressbe és más weboldalakba is.
Van teljesen ingyenes időpontfoglaló rendszer?
Van, de érdemes megnézni, mit takar az ingyenes. Sok helyen az ingyenes csomag csak próbaidő, vagy erősen korlátozza a foglalások, a munkatársak vagy a szolgáltatások számát. Az Onlinefoglalás.hu Ingyenes csomagja időkorlát nélkül ingyenes, korlátlan foglalással és munkatárssal.
Mennyibe kerül egy időpontfoglaló rendszer?
A legtöbb rendszer havi néhány ezer forintba kerül, de az árazás módja legalább annyira számít, mint az összeg. Munkatársonkénti díjnál minden új kolléga drágítja a rendszert, foglalásonkénti jutaléknál pedig a forgalommal együtt nő a költség. Számold ki az árat a mostani és az egy év múlva várható méreteddel is, és nézd meg, mi kerül pénzbe külön, például az SMS.
Kell előleget kérni foglaláskor?
Nem kötelező, de ott megéri, ahol egy elmaradt vendég sokba kerül: hosszú vagy drága szolgáltatásoknál, csoportos alkalmaknál és új vendégek első foglalásánál. Az előleg csökkenti a meg nem jelenések számát. Ehhez olyan rendszer kell, amelyik bankkártyás online fizetést és előlegkérést is tud.
Hogyan csökkenthető a meg nem jelenések száma?
Négy dolog segít a legtöbbet: automatikus emlékeztető e-mailben vagy SMS-ben az időpont előtt, előleg vagy előre fizetés, egyértelmű lemondási határidő és egyszerű lemondás a visszaigazoló levélből. Ha a vendég könnyen le tudja mondani az időpontot, nem marad távol szó nélkül, a felszabaduló helyet pedig a várólistáról másnak ajánlhatod fel.
Kell regisztrálnia a vendégnek a foglaláshoz?
Jó rendszerben nem kell. Minden kötelező lépés, például a regisztráció, csökkenti a foglalások számát, főleg mobilon. Az Onlinefoglalás.hu-ban a vendég alapértelmezés szerint regisztráció nélkül foglal, csak a szolgáltatást, az időpontot és az elérhetőségeit adja meg.
Mi van, ha a vendégeim egy része továbbra is telefonon foglal?
Ez teljesen rendben van. A telefonon vagy személyesen egyeztetett időpontokat ugyanabba a naptárba veszed fel, így minden foglalás egy helyen marad, és jó rendszerben ezek a vendégek is megkapják a visszaigazolást és az emlékeztetőt. Az online foglalás kiegészíti a telefont, nem kell egyik napról a másikra lecserélni.
Mennyi idő átállni egy új időpontfoglaló rendszerre?
Egy kisebb vállalkozásnál az alapbeállítás, vagyis a szolgáltatások, a munkaidő és a munkatársak felvétele egy-két óra. Több időt a meglévő ügyfelek és a jövőbeli foglalások átvitele vesz igénybe, ezért kérdezd meg, segít-e ebben a szolgáltató. Az Onlinefoglalás.hu más rendszerből ingyen átköltözteti az adataidat.